Emitir facturas correctas no es solo una obligación legal: es la base de tu credibilidad profesional y el documento que protege tus derechos en caso de impago o litigio. Una factura incompleta o incorrecta puede ser rechazada por tu cliente, generar problemas con Hacienda en una inspección, o complicar la recuperación del dinero si un cliente no paga. Esta guía te explica todo lo que debes saber.
Datos obligatorios en toda factura
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece los requisitos mínimos de toda factura válida. Si falta alguno, puede ser rechazada por Hacienda o por el receptor:
- Número y serie: Numeración correlativa y sin saltos dentro de cada serie. No puedes tener la factura 001 y saltar a la 003.
- Fecha de expedición y, si es diferente, fecha de operación.
- Datos del emisor: Tu nombre completo, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del receptor: Nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal (cuando el destinatario es empresa o profesional).
- Descripción detallada de los servicios o bienes prestados (no vale "servicios profesionales" genérico).
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota de IVA.
- Tipo de retención de IRPF (si aplica) y su importe.
- Total a pagar.
¿Cuándo y cómo aplicar la retención de IRPF?
La retención de IRPF es uno de los aspectos que más confusión genera. La regla básica:
- Debes aplicar retención cuando tu cliente es una empresa, profesional o entidad que esté obligada a retener (prácticamente todas las empresas y autónomos).
- No aplicas retención cuando tu cliente es un particular que no realiza actividades económicas.
El tipo general es el 15% de IRPF. Los nuevos autónomos en el año de inicio y los dos siguientes pueden aplicar el tipo reducido del 7%, siempre que lo comuniquen a sus clientes en la propia factura.
💡 Ejemplo de factura con retención: Si prestas un servicio de 1.000 €, tu factura incluirá: Base imponible 1.000 € + IVA 21% (210 €) − Retención IRPF 15% (150 €) = Total a cobrar: 1.060 €. Tu cliente ingresa los 150 € de retención directamente a Hacienda en tu nombre.
Tipos de facturas que debes conocer
Factura completa u ordinaria
La que usarás en la mayoría de operaciones B2B. Incluye todos los datos obligatorios mencionados y es necesaria para que el receptor pueda deducir el IVA.
Factura simplificada
Para importes inferiores a 400 € IVA incluido o cuando el destinatario es un consumidor final particular. No válida para que empresas o profesionales deduzcan el IVA.
Factura rectificativa
Para corregir errores en facturas ya emitidas. Debe indicar que es rectificativa, la factura que rectifica y el motivo. Nunca "anules" una factura cambiando sus datos: emite siempre una rectificativa formal.
Los 7 errores más frecuentes en las facturas de autónomos
- Descripción genérica del servicio: "servicios profesionales" en lugar de describir exactamente qué se ha prestado.
- No incluir el NIF del cliente en facturas a empresas.
- Saltos en la numeración correlativa.
- No aplicar la retención de IRPF cuando el cliente es empresa.
- Emitir la factura con fecha incorrecta (debe coincidir con la operación o el último día del mes).
- No archivar las copias durante los 4 años que exige Hacienda.
- Aplicar el tipo de IVA equivocado a la actividad.
"El incumplimiento de los requisitos formales de las facturas puede derivar en la pérdida del derecho a deducir el IVA correspondiente, independientemente de la realidad de la operación que documentan." — Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), artículo 6
Para consultar el texto completo del Reglamento de Facturación con todas sus modificaciones vigentes, accede al Boletín Oficial del Estado.
Cuándo emitir la factura: el momento del devengo del IVA
La factura debe emitirse en el momento en que se realiza la operación, o como máximo el último día del mes natural en que la operación se haya efectuado, si el destinatario es un empresario o profesional. Si el destinatario es un consumidor final, la factura debe emitirse en el momento de la operación.
Un error muy frecuente es acumular facturas y emitirlas todas a final del trimestre. Esto puede causar problemas de tesorería porque el IVA se devenga cuando se presta el servicio, no cuando se emite la factura. Si prestas el servicio en enero pero emites la factura en marzo, técnicamente el IVA de esa factura correspondía al primer trimestre y podría generarte recargos.
Software de facturación: qué usar en 2026
En 2026, usar Excel o Word para emitir facturas no solo es ineficiente sino que dejará de ser válido cuando entre en vigor la normativa de factura electrónica. Existen soluciones gratuitas o muy económicas para autónomos: Holded (plan gratuito), Invoice Ninja (open source), Factura Directa, y la plataforma pública que está desarrollando el Gobierno para la factura electrónica obligatoria. El cambio conviene hacerlo cuanto antes para construir buenos hábitos desde el inicio.